Asiakastietojen pyytäminen

Julkiset asiakirjat

Julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti tai esittää puhelimitse. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Asianosaisen tiedonsaantipyyntö

Kun pyydät tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista (koskee mm. sosiaali- ja terveydenhuollon tietoja) sinun tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytesi. Luovuttaja, eli tässä tapauksessa Keusote, voi pyytää sinulta myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tulee tehdä lähtökohtaisesti kirjallisesti tietopyyntölomakkeella. Salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyaika on kaksi viikkoa tai maksimissaan yksi kuukausi. Voit pyytää tietoja myös suullisesti käynnin yhteydessä siitä yksiköstä, jossa kirjaus on tehty.

Sosiaalihuollossa julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä voivat olla esimerkiksi kopion pyytäminen asiakassuunnitelmasta, asiakaskertomuksesta tai terveydenhuollossa lääkärinlausunnot, hoitoyhteenvedot, laboratoriotulokset tai potilaskertomusmerkinnät.

Tietopyynnön tekeminen

Voit tehdä tiedonsaantipyynnön digitaalisesti tai tulostettavilla lomakkeilla. Digilomakkeella voit pyytää kaikkia tarvitsemiasi sosiaali- ja terveydenhuollon kirjauksia samalla kertaa. Kirjautuminen edellyttää vahvaa tunnistautumista.

Tulostettavat lomakkeet, jotka toimitetaan hyvinvointialueen kirjaamoon:

Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi vai ei ja mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu. Tie­don­saan­tioi­keus to­teu­te­taan hen­ki­lö­koh­tai­ses­ti tai oma­kä­ti­ses­ti al­le­kir­joi­te­tul­la pyyn­nöl­lä. Pyyn­nös­tä tu­lee il­me­tä, mi­tä tie­to­ja ha­lu­at tar­kas­taa ja mis­sä laa­juu­des­sa.

Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Jos emme toimita tietoja, annamme asiasta kirjallisen päätöksen. Päätöksessä kerromme syyt, joi­den vuok­si vaa­ti­mus­ta ei ole hy­väk­syt­ty se­kä muutoksenhakuohjeet.

Tie­don­saan­tioi­keus on mak­su­ton ker­ran kalenterivuo­des­sa.  Mikäli pyydetään useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Kuolleen henkilön elinaikana annettua hoitoa koskevat potilastiedot ovat samalla tavoin salassa pidettäviä kuin elävänkin henkilön. Tietoja voi vain poikkeustapauksissa saada perustelluista syistä asianosaisen asemassa oleva esim. epäillyn hoitovirheen arviointiin, oikeustoimikelpoisuuden arviointiin tai tilanteisiin, joissa selvitetään todennäköisyyttä sille, että vainajan jälkeläisissä ilmenee hänen eläessään sairastama perinnöllinen sairaus.

Pääsääntöisesti näissäkin tapauksissa tiedot toimitetaan suoraan asiaa käsittelevälle viranomaiselle, esim. hoitovirhe-epäilyssä Potilasvahinkokeskukseen, oikeustoimikelpoisuustutkinnassa lakimiehelle tai oikeusistuimelle ja perinnöllisyyslääketieteen tutkimuksissa hoitavalle lääkärille.

Tietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin, kun ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Koko vainajan potilaskertomusta ei siten ole oikeutta saada nähtäväksi ja tiedot voidaan antaa myös lausuntona.

Kuolleen henkilön elinaikaisten tietojen luovuttaminen tapahtuu siis yleensä viranomaiselta toiselle eikä asianomaisen itse tarvitse olla tietojen pyytäjänä. Jos kuitenkin tietoja tarvitaan, niitä voi pyytää kirjallisesti lomakkeella. Ennen pyyntöä on hyvä olla yhteydessä vainajaa hoitaneeseen lääkäriin.

Luovutettuja tietoja ei saa käyttää tai luovuttaa edelleen muuhun kuin yllä mainittuun käyttötarkoitukseen.

Lomakkeen liitteeksi voidaan tarvittaessa pyytää virkatodistus, josta käy ilmi sukulaisuussuhde vainajaan, jos tietoja pyydetään sukulaisen ominaisuudessa eikä sukulaisuus käy ilmi potilastiedoista tai väestörekisteristä.

Kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät asiakirjat

Vainajan lähiomaisilla ja muilla läheisillä (esim. avopuolisolla tai henkilöllä, jonka vainaja on elinaikanaan nimennyt läheisekseen) on oikeus saada tieto kuolemansyyn selvittämistä koskevista asiakirjoista. Tietoja ja asiakirjoja voi kuoleman jälkeen pyytää suullisesti hoitaneelta lääkäriltä tai yksiköstä. Tällaisia asiakirjoja ovat kuolintodistus, ruumiinavauslausunto ja ruumiinavauspöytäkirjan kopio.

Lääketieteellisessä kuolemansyyn selvityksessä syntyneet tiedot antaa yleensä potilasta hoitanut lääkäri. Oikeuslääketieteellisestä kuolemansyyn selvittämisestä tiedot antaa poliisi.

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset ja epätarkat henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Jos emme hyväksy oikaisupyyntöä, annamme kirjallisen päätöksen, jossa kerromme syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt häntä koskevia rekisteritietoja ja mikä on ollut käytön peruste. Selvitystä omien tietojen käsittelystä voit pyytää lomakkeella. Lomake tulee allekirjoittaa omakätisesti. Voit täyttää myös sähköisen lomakkeen vahvalla tunnistautumisella.

Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kaksi kuukautta pyynnön vastaanottamisesta.

Selvitys voidaan antaa henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona, jos asiakas on merkinnyt lokitietopyynnön lomakkeeseen haluavansa tutustua selvitykseen henkilökohtaisesti. Asiakkaaseen otetaan yhteyttä puhelimitse tapaamisajan sopimiseksi. Jos selvitystä pyydetään vain kirjallisesti, se lähetetään väestötietojärjestelmän mukaiseen osoitteeseen.

Jos saamanne lokitietoraportti tai muu syy johtaa mielestänne lisäselvitystarpeisiin tai epäilyihin väärinkäytöksistä, voitte tehdä lisäselvityspyynnön asian selvittämiseksi.

Asiakkaalla on oikeus saada lokitiedot maksutta. Jos asiakas pyytää samoja lokitietoja uudelleen, Keusote perii maksun.

Voit pyytää puhelutallenteen kuunneltavaksi oheisella lomakkeella: