Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen (Keusote) konsernipalvelut ovat siirtyneet Google Workspaceen – ensimmäisenä hyvinvointialueena Suomessa. Samalla käyttöön tulevat modernit työkalut yhteistyöhön, viestintään ja tiedonhallintaan sekä tekoäly koko organisaation käyttöön. Kyse ei ole vain järjestelmävaihdosta, vaan uudenlaisesta tavasta tehdä töitä.

– Halusimme työkalut, jotka oikeasti tukevat arkea ja tekevät yhteistyöstä sujuvampaa. Samalla avaamme koko organisaatiolle mahdollisuuden hyödyntää tekoälyä turvallisesti omassa työssä, kertoo tieto- ja digijohtaja Antti Ylä-Jarkko.

Google Workspace tuo yhteen sähköpostin, dokumentit, kokoukset, tiedostot ja yhteiskäyttöiset työtilat. Lisäksi käyttöön tulee Googlen Gemini-tekoäly, joka voi auttaa esimerkiksi tekstien luonnostelussa, muistiinpanoissa, tiedon tiivistämisessä ja arjen työn organisoinnissa.

Uudistuksella tavoitellaan myös kustannussäästöjä sekä aiempaa kevyempää ja joustavampaa teknistä ympäristöä.

Suurimmat hyödyt näkyvät ennen kaikkea työn sujuvuudessa: yhteistyö onnistuu helpommin, tiedostot löytyvät ja päivittyvät reaaliajassa, työkalut toimivat joustavasti myös mobiilissa ja etänä, tekoäly tulee kaikkien käyttöön, ei vain harvoille ja palvelut kehittyvät jatkuvasti ilman raskaita päivitysprojekteja.

Siirtymää on valmisteltu pitkään ja vaiheittain yhdessä henkilöstön kanssa. Tukena on ollut Keusoten oma Early bird -verkosto, jossa työntekijät ovat auttaneet kollegoitaan uuden ympäristön käyttöönotossa.

– Muutos on edennyt yllättävänkin hallitusti. Vastaan on tullut edelleen ratkaistavia asioita, kuten tällaisissa projekteissa aina, mutta ne on saatu hoidettua hyvässä yhteistyössä. Henkilöstö on suhtautunut muutokseen hyvässä hengessä. Tarkoitus ei ole, että kaikki osataan heti ensimmäisenä päivänä. Koulutuksiin, ohjeisiin ja tukeen on panostettu paljon, ja apua saa myös käyttöönoton jälkeen, jatkaa Ylä-Jarkko.

Keusote siirtyy Google Workspace -ympäristöön vaiheittain siten, että kokonaisuudessaan siirtyminen on valmis vuoden -27 alkupuolella. Muutos on osa Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen tuottavuus- ja taloudellisuusohjelmaa, ja muutoksella tavoitellaan yhteensä noin 10 miljoonan euron säästöjä.