Työvuorosuunnittelu ja työaikaseuranta

Työnantajana olet velvoitettu suunnittelemaan etukäteen avustajasi työvuorot, kirjaamaan ne työvuoroluetteloon ja pitämään huolen siitä, että avustajasi saa tiedon työvuoroistaan hyvissä ajoin etukäteen. Kirjallisesti laaditun työvuoroluettelon avulla voidaan työntekijälle suunnitellut työvuorot todentaa muun muassa sairaustapauksissa. Voit käyttää työvuorosuunnitteluun tältä verkkosivulta ladattavaa työvuorosuunnittelulomaketta.

Sinun vastuullasi on saattaa työvuoroluettelo työntekijäsi tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitettua ajanjaksoa. Tämän jälkeen saat muuttaa työvuoroluetteloa ainoastaan työntekijäsi suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä.

Työaikalaki määrää, millaisia työaikoja voit työntekijälläsi teettää:

• työntekijän säännöllinen työaika on enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa
• työvuorojen välissä on oltava vähintään 11 tunnin pituinen vuorokausilepo
• työntekijän on saatava kerran viikossa vähintään yksi vapaapäivä, joka tarkoittaa vähintään 35 tuntia kestävää keskeytymätöntä vapaa-aikaa
• työnantaja ja työntekijä voivat sopia vuorokautisen säännöllisen työajan pidentämisestä enintään yhdellä tunnilla. Säännöllisen työajan tulee tällöin tasoittua keskimäärin 40 tunniksi viikossa enintään neljän viikon ajanjakson aikana. Viikoittainen työaika saa olla enintään 48 tuntia
• jos työvuoro on yli kuusi tuntia, työntekijälle on annettava sen aikana vähintään puoli tuntia kestävä lepoaika tai tilaisuus aterioida työaikana. Jos lepoaikana saa esteittä poistua työpaikalta, sitä ei lueta työaikaan
• sunnuntaina ja kansallisina juhlapäivinä työtä teetetään työntekijällä vain, jos siitä on sovittu työsopimuksessa tai työntekijä on antanut siihen suostumuksensa. Suostumusta ei kuitenkaan tarvita, jos työtä laatunsa vuoksi tehdään säännöllisesti mainittuina päivinä.

Työnantajana olet velvoitettu pitämään seurantaa työntekijäsi työajoista ja tehdyistä työtunneista. Tämä tapahtuu tuntilistojen avulla, joita käytetään avustajan palkanmaksun perusteena. Saat valmiita tuntilistapohjia HA-keskuksesta paperiversiona tai voit ladata niitä tältä sivulta.

Työnantajana olet vastuussa tuntilistan oikeasta ja rehellisestä täyttötavasta. Täytä lista yhteistyössä avustajasi kanssa. Merkitse tuntilistaan tehty työaika kellonaikoineen päivittäisen toteutuman mukaisesti. Palkanmaksujärjestelmä laskee automaattisesti mahdolliset työaikakorvaukset, joten niiden osalta sinulta ei edellytetä erityisiä toimia.

Mikäli tuntilistan täytössä on epäselvyyttä, kannattaa olla viipymättä yhteydessä HA-keskukseen, jotta avustajan palkanmaksuun ei synny tarpeettomia viiveitä.

Kun tuntilista on valmis, molemmat (työnantaja ja työntekijä) hyväksyvät sen allekirjoituksellaan. Tuntilistoihin ei saa tehdä muutoksia allekirjoitusten lisäämisen jälkeen. Toimita täytetty ja allekirjoitettu tuntilista HA-keskukseen joko sähköpostitse (skannattuna tai valokuvana), postitse tai tuomalla lomakkeet postilaatikkoon (muista merkitä kuoreen Henkilökohtaisen avun keskus). Sähköinen asiointi nopeuttaa palkanmaksun käsittelyä, ja on siksi toivottavaa.

• Mikäli tuntilista pitää sisällään lomia tai poissaoloja, tulee sinun täyttää erillinen ilmoitus poissaolosta -lomake ja toimittaa se tuntilistan mukana
• Jotta avustajasi saa palkan ajallaan, on tärkeää, että toimitat tuntilistat HA-keskukseen maksuaikataulun mukaisesti
• Ajantasainen maksuaikataulu, tuntilistan tarkemmat täyttöohjeet ja tarvitsemasi lomakkeet löytyvät tältä sivulta

Tuntilistojen toimitusosoitteet

Sähköposti: ha-keskus@keusote.fi

Posti: Keusote, Henkilökohtaisen avun keskus, PL 46, 05801 Hyvinkää

Postilaatikko: Suutarinkatu 2, 05900 Hyvinkää (postilaatikko sijaitsee kiinteistön sisäänajon vieressä)

Tuntilistojen sijasta työnantajan on halutessaan mahdollista toteuttaa työaikaseuranta sähköisesti sijaismaksajapalvelu Oiman kautta. Tätä kutsutaan Oiman itsesyötöksi tai Oiman sähköiseksi asiakkuudeksi. 

Mikäli haluat ryhtyä itse syöttämään avustajasi tunnit Oimaan, ole yhteydessä HA-keskukseen.

• Sovittuasi itsesyötöstä HA-keskuksen kanssa, sinulle annetaan oikeudet sähköiseen asiakkuuteen ja voit hakea käyttäjätunnuksia Oiman sijaismaksajapalvelusta 

• Muista, että vaikka kirjaat tunnit sähköisesti Oimaan, tulee sinun lähettää HA-keskukselle kaikki palkanmaksuun tarvittavat muut aineistot (esim. työsopimukset, ilmoitukset poissaoloista, sairauslomatodistukset) 

• On tärkeää, että seuraat annettua maksuaikataulu ja noudatat sitä. Maksuaikataulu (sama kuin tuntilistoilla) löytyy HA-keskuksen verkkosivuilta 

• Tutustu huolellisesti Oiman järjestelmästä löytyviin ohjeisiin työtuntien sähköisestä kirjaamisesta  

• Varmista aina kirjaamistesi oikeellisuus ja kysy matalalla kynnyksellä neuvoja HA-keskuksesta. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kirjattavanasi on tavallisista tunneista poikkeavia työaikamerkintöjä (esim. lomat, ateriakorvaukset)  

• Kun kirjaat ensimmäisiä kertoja lomia tai muita tavallisesta poikkeavia työaikamerkintöjä, ole aina ensin yhteydessä HA-keskukseen. HA-keskuksesta saat opastusta niiden oikeaoppiseen kirjaamiseen  

• Huomaa, että lomia ei järjestelmässä pystytä palauttamaan. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää, että ne tulevat kirjatuiksi oikein. Mikäli lomiin tulee/on tullut muutoksia, ole aina yhteydessä HA-keskukseen 

• Voit myös sopia HA-keskuksen kanssa käytännöstä, jossa kirjaat perustunnit sähköisesti Oimaan, mutta toimitat tiedot poikkeuksellisista työaikamerkinnöistä tuntilistalla HA-keskukseen. Tällöin HA-keskus kirjaa ne puolestasi järjestelmään   

• Muista, että työnantajalta voidaan periä kuluja, jotka ovat syntyneet virheellisistä toimintatavoista. Asioita on helpompi muuttaa etukäteen kuin korjata jälkikäteen. HA-keskuksesta saat neuvoja ja opastusta tuntien sähköiseen kirjaamiseen.